Megrendelés gombtól a kész csomagig

A HESTORE elektronikai alkatrész kis- és nagykereskedelem rendelésfeldolgozása a kulisszák mögött. Felfedjük a rendelés összeállításának menetét, milyen folyamat indul el, amikor a rendelés gombra kattintunk.

A HESTORE már megalakulása óta nagy hangsúlyt fektet a modern technológiák alkalmazására raktári rendszerében, mely záloga a gyors és dinamikus fejlődésnek. Fő célkitűzésünk, hogy a töretlen növekedéssel párhuzamosan a minőséget mindvégig a lehető legmagasabb szinten tartsuk.

Az alábbi rövid leírás hasznos lehet az első vásárlónknak éppúgy, mint a visszatérő partnereinknek, és bár a megrendeléshez és a csomag átvételéhez nem szükséges a folyamat ismerete, mégis találhatunk meglepő érdekességeket. A korábbi „Címkére fel! Ez látható a HESTORE címkén!” cikkünk után érkezett számos pozitív és érdeklődő visszajelzés alapján tehát itt vannak a következő „kulisszatitkok” és képek raktárunkból!

A rendelés feldolgozásának folyamata

A minőségi kiszolgálás egyik legelső pillére a vásárló adatainak jóváhagyása, esetlegesen elírt címek és telefonszámok egyeztetése. Erre egyrészt azért van szükség, mert a raktárunk teljesen anonim módon kezeli a rendeléseket, így az esetleges adathiba (pl. számlázási cím / név) már a rendelés feldolgozása (például számla kinyomtatása) után, túl későn derülne ki, másrészt pedig hibás adatok esetén a kézbesítés is meghiúsulhatna. A rendelés és a vásárló nevének (ill. egyéb adatainak) megjelenése csak teljesen összekészített állapotban a számlázás / szállítólevél kiállításakor, vagy a futárcímke nyomtatásakor történik meg először.

Az adatok jóváhagyást követően jelennek meg a rendelések a raktár rendelés feldolgozási sorában. A rendelések feldolgozása minden esetben a beérkezés sorrendjében történik. Amennyiben az adott rendelés elindulhat a kicsomagolás folyamatán, megtörténik a címkenyomtatás és a szállítószalagon alkalmazott láda összerendelése. A címkék nyomtatása ipari, nagyteljesítményű, 23 000 címke / óra sebességű címkenyomtatón történik (ez közel 1 km címkeszalag óránként). Amint ügyfélszolgálati munkatársaink a rendelés adatait jóváhagyják, a kicsomagolható rendelések címkéi automatikusan kinyomtatásra kerülnek, a láda pedig elindul a szállítószalagon. Időzített szállítások esetén, amikor szükséges, a rendelés szintén automatikusan bekerül a raktári sorba.

A címkenyomtatás alkalmával a teljes rendelés címkeszalagja kinyomtatásra kerül, ezzel egyidejűleg pedig a rendelés automatikusan átlép „Kicsomagolás alatt” állapotba. Ezt követően a rendeléshez már új tétel nem fűzhető hozzá weboldalunkon keresztül, új megrendelés feladásakor az ismert „Hozzáfűzés a korábbi rendeléshez” szállítási opció választásával.

A megrendeléseket teljesen automata szállítószalag rendszer továbbítja az adott szektorba, ahol a kicsomagolni kívánt áru megtalálható. Raktárunkban szektor alapú leszedési módszert alkalmazunk, így az adott szektoron dolgozó kicsomagoló munkatárs kizárólag a saját szektorának megfelelő termékeket gyűjti a ládába. A korábbi folyamat megköveteli, hogy a szállító ládákat és az ahhoz aktuálisan kapcsolódó rendelést egyedileg nyilvántartsa rendszerünk, és a teljes raktári folyamat lezárultáig ez az összerendelés megmaradjon. Ez segíti az automata szállítószalag rendszert, hogy a rendelés áthaladjon-e, esetleg kiálljon-e az adott szektorban.

A szektoronkénti leszedési módszer egyben azt is jelenti, hogy a szektoron dolgozó munkatárs az adott árutípusokra alkalmazandó csomagolási eljárásoknak és elvárásoknak is ismerője, így megfelelően tudja kezelni az érintett, saját szektorába tartozó árukat (pl. SMT alkatrészek, vegyszerek, …).

A ládákat a rendszer nyomköveti, leolvassa a rajtuk található egyedi RFID azonosítókat az útvonal számos pontján. Ezáltal bármelyik pillanatban megállapítható, hogy az aktuális rendelés a kicsomagolásban és a raktárban hol tart, várhatóan mennyi idő múlva készül el, a ládák elhasználódását pedig folyamatosan nyomon követjük, mely segít a ládacserék környezettudatos ütemezésében.

Raktárainkban kizárólag Linux alapú speciálisan az adott munkafolyamatra kialakított számítógépeket és terminálokat használunk, ezzel egyrészt műszaki szempontból magas rendelkezésreállást tudunk garantálni, másrészt pedig szoftveres oldalról a feladatokhoz tökéletesen illeszkedő környezetet alakítottunk ki.

A rendelések állapota és a tételek kicsomagolásának folyamata teljesen valós időben nyomon követhetőek weboldalunkon. Nem csak a korábban említett, rendelés ügyfélszolgálat általi jóváhagyása esetén tapasztalható állapotváltozás, hanem a teljes raktári folyamat egyszerűen és online nyomonkövethető! Így egy „Jóváhagyott” rendelés a raktári kiszolgálás kezdetekor azonnal és automatikusan „Leszedés alatt” állapotba vált, majd ezt követően, ha a rendelés leszedése megtörtént, „Ellenőrzés alatt” állapotra vált. Amennyiben az ellenőrzés befejeződött, a rendelés automatikusan átkerül „Kiszállításra kész” állapotba. Amint a rendelés eljut a csomagoló állomásra, ahol a végső kiszállításhoz használt kartondoboz, illetve a számla / szállítólevél elkészül, a rendelés „Számlázás alatt” állapotra vált. A dobozok lezárását és futárcímkével történő ellátását követően a szállítási mód függvényében a rendelés „Kiszállítás előtt várakoztatva” vagy „Kiszállítva” állapotba kerül.

Mivel raktári rendszerünk teljesen online, így a kíváncsi ügyfelek nem csak a rendelés részletes állapotváltozásait, de még a tételek kicsomagolását is élőben követhetik, bár a raktári feldolgozás sebessége miatt ez utóbbi megfigyelésére még a szerencséseknek is csak nagyon rövid idő áll rendelkezésére. Amennyiben telefonon kívánja az ügyfél a rendelési állapotot lekérdezni, ebben is megoldást adunk interaktív telefonközpontunk segítségével, mely egy időben több párhuzamos hívást is kezel. A rendelési azonosító begépelését követően ügyfélszolgálati munkatársunk kapcsolása nélkül is gyorsan lekérdezhető a rendelés állapota.

A teljes raktári folyamat alatt a továbbiakban is a már jól bevált vonalkódtechnikát alkalmazzuk, mely vonalkódokkal már a tisztelt Olvasó is találkozhatott, amennyiben vett már át bármikor is HESTORE rendelést. A vonalkódok használata nagyban gyorsítja a kiszolgálás folyamatát, mindamellett a lehető legalacsonyabbra csökkenti a hibázás lehetőségét.

A vonalkódok és az alkalmazott kódrendszer lehetővé teszi, hogy ugyanazon cikkszámból egy rendelésen belül akár több különálló tételt is meg lehessen különböztetni, így például semmilyen gondot nem okoz ugyanazon cikkből egyszer 10 db és egyszer 20 db kicsomagolása.

A polcokon elhelyezett áruk tárolási módszere a véletlen tárolás technikáját alkalmazza, így a speciális csomagolási módszereket nem igénylő árucikkek (pl. SMT tekercsek) esetében két azonos kinézetű termék nem kerül egymás mellé, ezzel is nagymértékben csökkentve a hibás kiszolgálást. A közel 20.000 raktározott tétel esetén, sokszor egyforma tokozású alkatrészek esetén ez komoly kihívás.

A címkék nyomtatási sorrendje intelligens módon alkalmazkodik a raktárhoz, így a címkék sorrendje egyben egy ideális bejárási útvonalat is jelent a raktári leszedést végző kollégáink számára. Az árucikkek elhelyezése a polcon azok fogyásának megfelelően történik, így könnyen elérhető helyekre kerülnek a sűrűn fogyó típusok.

Saját tervezésű, szabványosított raktártechnikai tárolódobozokat alkalmazunk, melyek a környezetvédelem érdekében újrahasznosított hullámkarton dobozok. A szabványosított tárolási méretek is segítik raktári munkatársainkat a megfelelő pozíciók megtalálásában.

A kicsomagolást végző kollégák munkájukhoz (és az adott szektorra) optimalizált vonalkódolvasókkal ellátott, érintőképernyős kicsomagoló terminálokat használnak, így nem csak a tétel alap információinak ellenőrzését végezhetik el leszedés előtt, de a cikkhez tartozó termékfotót is összehasonlíthatják a leszedni kívánt áruval. Ezen terminálok egyes fokozottan sérülékeny cikkek esetében speciális csomagolásra is felhívják a figyelmet.

A tételek kicsomagolását követően a rendelések továbbhaladnak a következő szektorok felé. Minden szektor ládakiállása a rendelés tételeinek függvényében történik amennyiben ott leszedés válik szükségessé. A szállítószalagon az útvonalválasztás is automatikus. A szektorokon végighaladva, amennyiben a teljes kicsomagolási folyamat befejeződött, úgy a megrendelés ládája átkerül minőségellenőrzésre. 

A minőségellenőrző állomáson a leszedett tételek minőségi és mennyiségi ellenőrzése, illetve gyári számok / sorozatszámok rendelési tételhez való rögzítése történik meg. Az állomáson ellenőrzésre kerül tehát a kicsomagolt tétel tényleges címkével való egyezése (típus, tokozás, stb.) éppúgy, mint a kicsomagolt darabszám. Amennyiben a minőségellenőrzés hibát tapasztal, a ládát visszahelyezi a szállítószalagra, így a tétel cseréje / helyesbítése biztosított az érintett szektorban, ugyanis az automata szállítószalag ez esetben is a megfelelő helyre szállítja a ládát.

Sikeres ellenőrzést követően a rendelés ládája továbbhalad a számlázó állomásra. Itt kerül legelőször megjelenítésre az ügyfél neve és cím adata, a korábban már említett anonimitás megőrzése és az adatvédelem érdekében. A számlázó állomáson történik a rendelés végső csomagolása és a szállítókarton kiválasztása. Ezen állomáson a rendelés egésze újból tételes ellenőrzésen esik át, ezzel nullára csökkentve a csomagból kimaradó tételeket.

A kiszállításra saját, egyedi, feliratozott és szabványosított méretű kiszállító kartondobozokat alkalmazunk. Az egyedi kiszállító kartondoboz egyrészt egyedi megjelenést kölcsönöz a csomagnak, másrészt pedig szavatolja az áru védelmét is a kiszállítás időtartama alatt.

A több eltérő méretű doboz célja az, hogy a lehető legkevesebb térkitöltő anyag felhasználása mellett a termékek legmegfelelőbb csomagolása és szállítása legyen megvalósítható. Mindamellett célunk, hogy ezen kartondobozok az ügyfeleknél a későbbiekben is hasznos tárolódoboz funkciót lássanak el. A 8 x 8 cm-től az egy méteres dobozig mindig a legmegfelelőbb méretet tudják kollégáink kiválasztani.

A szállítókartonok FEFCO füles önzáró típusúak, így ragasztószalag nélkül is bezárhatóak, ez a kiszállítást követő későbbi felhasználás szempontjából hasznos tulajdonság. A kiszállításhoz a sértetlenséget biztosítandó, természetesen minden dobozt ragasztószalaggal rögzítünk. A feliratozott doboz hatalmas segítség a szállítmányozást végző partnereinknek is, ugyanis a raktárunkból származó csomagokat könnyen meg tudják különböztetni, illetve amennyiben szükséges, egyben tudják kezelni. A dobozméretek egyben igazodnak a raklapos elhelyezéshez is, így gazdaságos helykihasználtsággal halmozhatóak.

A számlázó állomáson kinyomtatott összes dokumentum (számla, szállítólevél, stb.) vonalkóddal van ellátva, melyet a csomagoló munkatársnak vissza kell olvasnia vonalkódolvasó segítségével, így a kinyomtatott dokumentum biztosan a megfelelő csomagba kerül bele. Amennyiben a szállításhoz egyéb dokumentum is szükséges (külön egyeztetést követően), a további iratok is ekkor kerülnek a csomagba.

A számla a fejlécben található számlasorszámon túl tételenként is tartalmaz vonalkódot, mely segítséget nyújthat az ügyfélnek saját rendszerébe történő árubevételezésnél. A vonalkód a tétel cikkszámát és mennyiségét tartalmazza CODE128 formátumban.

Számláink automatikusan, zárt rendszeren belül kerülnek kiállításra (emberi beavatkozás lehetősége nélkül), így a hatályos jogszabályoknak megfelelően, papírra nyomtatva, aláírás nélkül is érvényesek és hitelesek.

A számlázást és csomagolást követően a rendelés a választott szállítási mód függvényében „Kiszállítás előtt várakoztatva” vagy „Kiszállítás alatt” állapotba kerül.

Az elkészült csomagok ezt követően szállító partnercégenként elkülönítve várakoznak, míg szállító partnereink (GLS, Sprinter - PickPack, DHL, stb...) a tételes átadást követően el nem szállítják raktárunkból. A csomagok raktárunkból történő kiszállítása minden szállító partnerünk esetében a hét minden munkanapján rendszeresen történik, így minden csomag maximum pár órán keresztül várakozik elkészültét követően raktárunkban. Az elszállított csomagok minden esetben közvetlenül a futárcég csomagelosztó központjába kerülnek. Az elszállításkor automatikusan e-mail és SMS értesítést küldünk. E-mail értesítésben megjelöljük csomagpontra szállítás esetén az ügyfél által választott csomagpont nevét és címét is.

A raktárunkból kikerülő, szállítmányozó partnereinknek átadott rendelést az átadás után sem tévesztjük szem elől. A kiszállított csomagokat rendszerünk minden pillanatban figyelemmel kíséri a kiszállítás folyamán. Amennyiben a csomaggal kapcsolatban a kiszállítás közben beavatkozási igény merül fel, rendszerünk automatikusan tájékoztatja ügyintézőinket, hogy a lehető leghamarabb felvehessék ügyfeleinkkel a kapcsolatot. Ilyen esemény lehet például a sikertelen kézbesítés, vagy ritka esetben ugyan, de az elveszett csomag. Amennyiben a rendelést sikerrel kézbesíti a futárszolgálat, rendszerünk az adott rendelést azonnal lezárja a kézbesítési információk (átvevő neve, átvétel időpontja) eltárolása mellett. HESTORE csomagponton történő személyes megrendelés átvétel esetén is, az átvételt követően átvételi értesítőt küld rendszerünk.

A HESTORE és a környezetvédelem

Megalakulásunk óta nagy hangsúlyt fektetünk a környezetvédelemre és a környezettudatos magatartásra. A teljesség igénye nélkül felsorolunk pár olyan intézkedést, mellyel biztosítani tudjuk hosszútávon, hogy a HESTORE alkatrész kis- és nagykereskedelem a továbbiakban is apró „ökológiai lábnyommal” rendelkezzen.

Nagyraktárunk teljes mértékben LED-es világítótestekkel rendelkezik: Ennek köszönhetően nem csak kellemesebb munkakörnyezetet, de nagy mennyiségű fényt is tudunk biztosítani raktári munkatársainknak amellett, hogy több kW villamosenergiát spórolunk meg minden órában.

A keletkező hulladékokat szelektíven gyűjtjük: Minden, a raktárunkban keletkező hulladékot gondosan aprítva és elkülönítve gyűjtünk, papírhulladékok, újrahasznosítható és nem újrahasznosítható műanyagok, stb. Szelektív hulladékszállító partnerünk pedig az elszállítást követően is szeparáltan kezeli ezen anyagokat.

Környezetbarát térkitöltő anyagok: Környezetbarát és lebomló térkitöltő anyagokat használunk, hogy a kiszállított csomagokban ezek később se jelentsenek terhelést a környezetre.

Papírdoboz és papírcső csomagolások: Újrahasznosított és újrahasznosítható papírdobozt és papírcsöveket alkalmazunk a kimenő áruszállításnál.

Tartós és környezetbarát címke: Hosszútávon megmaradó, nem fakuló címkéket használunk a tasakok felcímkézésénél, így hosszútávon eltehető, megőrizhető. A címkén megjelenő információkat is gondosan megterveztük, hogy egy kisméretű 50×40 mm-es címke is elegendő legyen. A többek között nyersolaj felhasználásával készülő direkt-thermál (közvetlen hőátvitelű) címkék helyett a környezetbarátabb thermál-transzfer nyomtatási technológiát alkalmazzuk, ahol külön viasz alapú festékréteg közvetett hőátadással kerül a papír alapú címkére.

Automata energiatakarékos szállítószalag rendszer: Az energiatakarékosság miatt szállítószalag rendszerünk kizárólag akkor mozog, ha arra valóban szükség van. Amennyiben a láda továbbítása megtörtént, leáll és energiatakarékos üzemmódba kapcsol, majd automatikusan visszakapcsol amikor szükséges.

Energiatakarékos Linux alapú számítógépek: Raktárainkban kizárólag Linux operációs rendszer alapú számítógépeket és terminálokat használunk, ezáltal növelve a biztonságot és csökkentve energiafelhasználásunkat.

Cikkünk rövid betekintést nyújtott raktári feldolgozásunk rendjébe. Reméljük átláthatóbbá tettük a háttérben zajló folyamatokat, amik elősegítik ügyfeleink megrendeléseinek zökkenőmentes, magas minőségű kiszolgálását.